Comment créer et gérer vos divers modèles de réponses afin d'optimiser votre messagerie.
Création de modèles de réponses
Demande d'avis par mail et SMS
Cette option consiste à envoyer un e-mail aux clients pour leur demander de laisser un commentaire sur votre entreprise ou produit. Vous pouvez inclure un lien vers votre profil sur une plateforme d'avis ou demander directement leur feedback par e-mail. Il est important de personnaliser le message et de le rendre attrayant pour encourager les clients à laisser un commentaire.
Aussi, vous pouvez envoyer une demande d'avis via un message texte. Les SMS peuvent avoir un taux d'ouverture plus élevé que les e-mails, ce qui en fait un canal de communication efficace pour demander des commentaires.
Réponse aux avis
Cette option consiste à répondre aux commentaires des clients sur votre profil dans votre boîte de réception Buzz. Il est important de répondre rapidement et de manière professionnelle à tous les commentaires, qu'ils soient positifs ou négatifs. Cela montre que vous êtes à l'écoute de vos clients et que vous prenez en compte leur feedback.
💡À savoir
Vous pouvez sélectionner la fonction "Globale" ou "Privé" selon votre préférence de visibilité du message.
Personnaliser
Cette fonctionnalité permet de générer des messages ciblés en répondant aux messages reçus et aux demandes spécifiques des clients. Par exemple, si un client nous envoie une demande concernant nos horaires d'ouverture, il est essentiel de lui fournir une réponse personnalisée plutôt qu'un simple modèle de réponse standard. En fonction des besoins exprimés par le client, si le message est très spécifique, il est nécessaire de créer et personnaliser notre réponse. De plus, lorsque nous souhaitons communiquer un message particulier à un client, cette section nous offre un contrôle total sur le contenu et l'objet du message, nous permettant ainsi d'adapter notre communication de A à Z.
Gestion de modèles de réponses
Renommer un dossier
Localisez le dossier contenant vos modèles que vous souhaitez renommer dans la liste des dossiers. Faites un clic sur le dossier et sélectionnez "Renommer". Saisissez le nouveau nom et cliquez en dehors du champ de saisie pour valider le nouveau nom.
Ajouter un modèle
Vous pouvez créer et enregistrer des modèles de réponse pour des situations courantes telles que les demandes d'informations ou des remerciements. Lorsque vous devez répondre à un message, il vous suffit de sélectionner le modèle approprié et de le personnaliser selon les besoins spécifiques.
Ajouter un dossier et sous groupe
En utilisant la fonction "Ajouter un dossier et sous-groupe", vous pouvez optimiser votre productivité en créant une structure organisée pour vos messages. Vous pouvez créer des dossiers pour des catégories spécifiques telles que les projets, les clients ou les types de messages. De plus, vous pouvez également créer des sous-groupes au sein de chaque dossier pour une organisation encore plus détaillée.
Déplacer
Grâce à la fonction "Déplacer" de votre plateforme de messagerie BUZZ, vous pouvez facilement organiser vos modèles dans des dossiers ou sous-groupes en fonction de votre structure organisationnelle. Cette fonctionnalité vous offre la flexibilité de modifier l'emplacement de vos dossiers de modèles, ce qui vous permet de réaliser un tri précis en fonction de la nature des modèles, tels que les réponses aux avis, les demandes d'avis ou encore les questions fréquentes.
Cette capacité de gestion avancée vous permet de maintenir une structure organisée pour vos modèles, ce qui facilite la recherche et la récupération des informations pertinentes lorsque vous en avez besoin.
Dupliquer
Avec la fonction "Dupliquer", créer des copies de vos modèles existants est simple. Vous pouvez ainsi organiser efficacement vos ressources et les répartir de manière cohérente dans votre système de gestion des modèles. Cela vous permet de personnaliser vos modèles en fonction de différentes demandes ou catégories spécifiques, tout en maintenant une structure claire et ordonnée.
Supprimer
En utilisant la fonction "Supprimer", vous pouvez optimiser votre productivité en vous débarrassant des éléments qui encombrent votre espace de travail. Que ce soit pour nettoyer votre boîte de réception, supprimer des modèles obsolètes ou éliminer des fichiers inutiles, cette fonctionnalité vous permet de maintenir un environnement de travail structuré.